Três níveis de documentação decisional

Documentar decisões não é burocracia — é preservar memória institucional e proteger o decisor contra reconstruções posteriores. A regra é proporcional: quanto mais consequente, irreversível ou contestável for a decisão, mais sólido deve ser o registo.

1
Decisão protocolada
Aplica uma regra existente ou um critério previamente definido
Registo exigido
Registo sumário: o que se decidiu, quando, por quem e com base em que regra. Pode ser um email com fio condutor, uma nota em ata ou uma entrada num ficheiro partilhado.
Exemplos
Aplicar critério de priorização já aprovado; seguir circuito definido; validar marcação segundo norma interna.
2
Decisão excecional
Afasta-se da regra habitual por uma razão concreta e justificável
Registo exigido
Registo mais completo: o que se decidiu, porquê, que alternativas foram ponderadas e que critério substituiu temporariamente a regra.
Exemplos
Antecipar consulta fora da prioridade habitual; alterar excecionalmente uma escala; aceitar colaboração não prevista por necessidade assistencial.
3
Decisão de princípio
Cria uma regra nova, redefine política interna ou altera o modo habitual de funcionamento
Registo exigido
Documentação formal: fundamentação técnica, consulta estruturada quando aplicável, decisão expressa, responsáveis, data de revisão e forma de monitorização.
Exemplos
Criar nova consulta; alterar critérios de referenciação; reorganizar tempos médicos; aprovar novo regulamento interno.

O diário decisional — cinco campos que chegam

Para a maior parte do dia a dia, não é necessário um sistema sofisticado. Uma tabela simples, mantida pelo diretor ou pela direcção do serviço, com cinco campos preserva a memória essencial e protege contra reconstruções posteriores. O formato é menos importante do que a função: permitir reconstruir, meses depois, o raciocínio essencial da decisão.

Data
Quando foi tomada a decisão
Decisão
O que foi decidido, em linguagem direta
Fundamento
Por que razão, com que informação disponível
Alternativas
Que outras opções foram ponderadas
Revisão
Quando e como a decisão será reavaliada
O diretor que documenta tudo torna-se irrelevante; o que não documenta nada torna-se vulnerável. Entre a burocracia e a informalidade total existe um espaço de boa gestão: documentar o suficiente para prestar contas, aprender e defender a racionalidade da decisão.